Coördineer de bedrijfsinval en beantwoord vragen van medewerkers. Noteer precies wat er gebeurt: vragen, antwoorden, documenten.
Stappenplan: coördinator
Begroet de overheidsfunctionarissen. Begeleid hen naar een aparte ruimte. Vraag te wachten op de advocaat. Laat hen niet onbegeleid rondlopen.
Bel direct de advocaat. Stuur beschikbare informatie alvast door. Vraag of de overheidsinstantie wacht tot de advocaat aanwezig is.
Informeer raad van bestuur over de bedrijfsinval.
- Wat is het onderzoeksdoel?
- Hoeveel overheidsfunctionarissen? Identificatie?
- Wat wordt er onderzocht? Ook digitale data? Schakel dan ICT in.
- Wordt er geïnterviewd? Wie?
- Hoe lang gaat het duren?
- Is er een strafrechtelijke verdenking? Of voornemen voor een bestuurlijke boete?
- Is er een zwijgrecht?
Bepaal met de advocaat of het een bestuursrechtelijk of strafrechtelijk onderzoek is en of moet meegewerkt of niet. Zie meewerken of laten doorzoeken.
Laat de communicatiemedewerker intern een bericht sturen met de strekking: er is een onderzoek, vernietig geen informatie (digitaal of fysiek), beantwoord vragen wel of niet, communiceer niet extern, de bedrijfsoperatie gaat wel/niet door en vraag de inval-coördinator om hulp bij vragen van de overheidsinstantie.
Stem met de advocaat, de RvB en de communicatiemedewerker de externe communicatie af.
Communiceer voor de rest alleen als dat echt nodig is, bijvoorbeeld met niet-betrokken collega’s, leveranciers, klanten, familie, vrienden, social media, pers.
Vernietig en wis geen enkele digitale of papieren informatie.
Verstrek niet zelf informatie. Wordt niks gevraagd? Doe, zeg en geef dan niks.
Beantwoord ‘tussendoor’/informeel geen inhoudelijke vragen van de overheidsinstantie. De overheidsinstantie kan alles gebruiken. Antwoord pas tijdens een interview op inhoudelijke vragen.
Als de overheidsinstantie data vraagt, vraag de advocaat om hulp. Bij een strafrechtelijk onderzoek is het niet verplicht mee te werken, bij een bestuursrechtelijk onderzoek wel. Bepaal of moet worden meegewerkt: laten doorzoeken of meewerken.
- Strafrechtelijk onderzoek: meewerken is niet verplicht. De overheidsinstantie mag zelf doorzoeken. Laat dat toe. Meewerken/helpen is echter niet verplicht. Het mag wel. Het kan soms raadzaam zijn om te helpen om de omvang van de doorzoeking beperkt te houden.
- Bestuursrechtelijk onderzoek: meewerken is in beginsel verplicht. De overheidsinstantie mag niet doorzoeken, maar moet vragen om informatie. Daaraan moet in beginsel worden meegewerkt. Vraag de advocaat of moet worden aan een concreet verzoek moet worden meegewerkt. Verstrek vervolgens de gevraagde informatie en niet meer dan dat. Alleen informatie die out of scope, legal privilege of privé is, hoeft niet te worden verstrekt. Ontstaat discussie, vraag de advocaat om hulp.
Als de overheidsinstantie mondeling vragen wil stellen, vraag de advocaat om hulp. Bij een strafrechtelijk onderzoek is het niet verplicht te antwoorden; bij een bestuursrechtelijk onderzoek in beginsel wel. Bepaal of moet worden geantwoord: Laten doorzoeken of meewerken.
- Strafrechtelijk onderzoek? Vragen hoeven niet te worden beantwoord. Er mag worden gezwegen. Zie verder: interview.
- Bestuursrechtelijk onderzoek? Vraag wat het doel van het onderzoek is. Vraag of er een zwijgrecht is. Zo nee, beantwoord de vragen naar waarheid. Tips:
- Onduidelijke vraag? Verzoek om verduidelijking.
- Beantwoord alleen de gestelde vraag; niet meer en niet minder.
- Houd het antwoord feitelijk en kort. Probeer niet te overtuigen.
- Blijf weg van kwalificaties, zoals goed, slecht, vreemd, onzorgvuldig etc.
- Neem geen formuleringen van de overheidsinstantie over. Kies zelf de woorden.
- Als iets niet bekend is, antwoord dat. Speculeer niet.
- Is er nog geen bijstand, maak zelf notities van het gesprek. Schrijf precies op wat er wordt gezegd.
- Zie verder: Interview.
Stem aan het einde vervolgacties af met de het RvB en de advocaat.
