De inval-coördinator coördineert de bedrijfsinval. Stem af met inval-coördinator en RvB wat er moet gebeuren.
Stappenplan: communicatiemedewerker
Raadpleeg het crisis(communicatie)protocol. Onderwerpen voor communicatie:
- er is een onderzoek;
- vernietig geen informatie;
- beantwoord vragen wel of niet, communiceer niet extern;
- de bedrijfsoperatie gaat wel/niet door en
- vraag de inval-coördinator om hulp bij vragen van de overheidsinstantie.
Raadpleeg het crisis(communicatie)protocol. Bepaal wel/niet extern te communiceren. Bepaal met wie te communiceren. Bepaal hoe: woordvoerder, persbericht, social media. Bepaal de boodschap. Tips:
- Communiceer snel, maar niet overhaast.
- Wees transparant.
- Baseer je op feiten. Speculeer niet. Lieg niet.
- Heb oog voor emoties.
- Houdt het kort en duidelijk.
- Vertel wat de onderneming nu doet, zoals ‘meewerken aan het onderzoek’.
- Vertel tot wanneer het zal duren, bijvoorbeeld ‘einde dag’.
Communiceer voor de rest alleen als dat echt nodig is, bijvoorbeeld met niet-betrokken collega’s, leveranciers, klanten, familie, vrienden, social media, pers.
Vernietig en wis geen enkele digitale of papieren informatie.
Verstrek niet zelf informatie. Wordt niks gevraagd? Doe, zeg en geef dan niks.
Beantwoord ‘tussendoor’/informeel geen inhoudelijke vragen van de overheidsinstantie. De overheidsinstantie kan alles gebruiken. Antwoord pas tijdens een interview op inhoudelijke vragen.
Als de overheidsinstantie data vraagt, vraag de inval-coördinator of advocaat om hulp. Bij een strafrechtelijk onderzoek is het niet verplicht mee te werken; bij een bestuursrechtelijk onderzoek wel. Bepaal of moet worden meegewerkt: laten doorzoeken of meewerken.
- Strafrechtelijk onderzoek: meewerken is niet verplicht. De overheidsinstantie mag zelf doorzoeken. Laat dat toe. Meewerken/helpen is echter niet verplicht. Het mag wel. Het kan ook raadzaam zijn om te helpen om de omvang van de doorzoeking beperkt te houden.
- Bestuursrechtelijk onderzoek: meewerken is in beginsel verplicht. De overheidsinstantie mag niet doorzoeken, maar moet vragen om informatie. Daaraan moet in beginsel worden meegewerkt. Vraag de inval-coördinator of advocaat of moet worden aan een concreet verzoek moet worden meegewerkt. Verstrek vervolgens de gevraagde informatie en niet meer dan dat. Alleen informatie die out of scope, legal privilege of privé is, hoeft niet te worden verstrekt. Ontstaat discussie, vraag de inval-coördinator of advocaat om hulp.
Als de overheidsinstantie mondeling vragen wil stellen, vraag de inval-coördinator of advocaat om hulp. Bij een strafrechtelijk onderzoek is het niet verplicht te antwoorden; bij een bestuursrechtelijk onderzoek in beginsel wel. Bepaal of moet worden geantwoord: laten doorzoeken of meewerken.
- Strafrechtelijk onderzoek? Vragen hoeven niet te worden beantwoord. Er mag worden gezwegen. Zie verder: interview.
- Bestuursrechtelijk onderzoek? Vraag wat het doel van het onderzoek is. Vraag of er een zwijgrecht is. Zo nee, beantwoord de vragen naar waarheid. Tips:
• Onduidelijke vraag? Verzoek om verduidelijking.
• Beantwoord alleen de gestelde vraag; niet meer en niet minder.
• Houd het antwoord feitelijk en kort. Probeer niet te overtuigen.
• Blijf weg van kwalificaties, zoals goed, slecht, vreemd, onzorgvuldig etc.
• Neem geen formuleringen van de overheidsinstantie over. Kies zelf de woorden.
• Als iets niet bekend is, antwoord dat. Speculeer niet.
• Is er nog geen bijstand, maak zelf notities van het gesprek. Schrijf precies op wat er wordt gezegd.
• Zie verder: Interview.
Stem aan het einde vervolgacties af met de inval-coördinator en advocaat.
