- Tijdens de bedrijfsinval vraagt de overheidsinstantie informatie op, zoals bijvoorbeeld de papieren administratie, computers, e-mailboxen, telefoons, cloud-omgevingen etc.
- Die informatie kan onder het verschoningsrecht vallen van een advocaat, notaris of een (buitenlandse) inhouse counsel. Dat zijn geheimhouders. Die verschoningsgerechtigde informatie wordt ook geprivilegieerde informatie of legal privilege genoemd.
- Het gaat dan om informatie die voor het werk van de geheimhouder (i) met de geheimhouder is uitgewisseld of (ii) die voor de geheimhouder is opgesteld. Bijvoorbeeld:
– e-mails/brieven van en aan de geheimhouder;
– adviezen van de geheimhouder;
– verslagen/notulen van gesprekken met de geheimhouder;
– facturen van de geheimhouder;
– notities, memo’s etc. van de onderneming die zijn bedoeld voor de geheimhouder;
– interne weergaves/samenvattingen van adviezen van geheimhouders. - Het oordeel of informatie onder het verschoningsrecht valt, is in eerste instantie aan de geheimhouder en uiteindelijk aan de rechter. Het is niet aan de overheidsinstantie om hierover te oordelen.
- De verschoningsgerechtigde informatie mag de overheidsinstantie niet inzien, kopiëren of meenemen. ‘Meer of minder’ verschoningsgerechtigd bestaat niet. Dus: als het eenmaal onder het verschoningsrecht valt, mag de overheidsinstantie er geen kennis van nemen.
- Als de overheidsinstantie dat soort informatie toch dreigt in te zien, te kopiëren of mee te nemen: (i) wijs de overheidsinstantie erop dat het om verschoningsgerechtigde informatie gaat en (ii) maak bezwaar.
- Vaak negeert de overheidsinstantie een bezwaar. Bij fysieke gegevens (papier) ziet de overheidsinstantie de informatie dan ‘vluchtig in’. Zo bekijkt de overheidsinstantie of het om verschoningsgerechtigde informatie gaat. Digitale informatie kopieert de overheidsinstantie vaak alsnog. De onderneming moet haar bezwaar herhalen en mededelen dat de onderneming de gelegenheid zal nemen om later te specificeren welke data de overheidsinstantie niet had mogen inzien/kopiëren en dat zij daarvoor een redelijke termijn zal gebruiken.
- De onderneming kan de kans dat verschoningsgerechtigde informatie niet wordt ingezien, gekopieerd of meegenomen, vergroten door die informatie intern te scheiden van andere informatie, bijvoorbeeld in beveiligde en afgeschermde mappen of door die informatie duidelijk te markeren/oormerken.
