Tijdens de bedrijfsinval beoogt de overheidsinstantie informatie te verzamelen, zoals bijvoorbeeld uit de papieren administratie, computers, e-mailboxen, telefoons, cloud-omgevingen en door middel van ondervragingen. Strafrechtelijke overheidsinstanties mogen zelf doorzoeken. Bestuursrechtelijke overheidsinstanties mogen alleen om informatie vragen; daaraan moet de onderneming dan meewerken. Er zijn ook overheidsinstanties die een strafrechtelijke én bestuursrechtelijke hoedanigheid (kunnen) hebben. Het is daarom belangrijk te bepalen welke overheidsinstantie binnenvalt en in welke hoedanigheid. Zo kan worden bepaald of de instantie zelf informatie mag zoeken of om informatie moet vragen.
Strafrechtelijk onderzoek: laten doorzoeken
- Strafrechtelijke instanties (zoals het OM, de FIOD en politie) mogen zelf doorzoeken. Zij kunnen alle voorwerpen (fysieke of digitaal) in beslag nemen of kopiëren in het belang van de waarheidsvinding.
- De onderneming moet dat laten gebeuren. Maar de onderneming hoeft daar niet aan mee te werken en hoeft ook geen toestemming te verlenen.
- Als de stafrechtelijke instantie vraagt naar de vindplaats van documenten of om wachtwoorden, hoeft de onderneming die niet te geven. Wel kan dat ertoe leiden dat de strafrechtelijke instantie meer zelf doorzoekt, digitale gegevensdragers in beslag neemt/kopieert en dat het daardoor langer duurt. Stem af met de advocaat of dat reden is toch mee te werken.
- Als de strafrechtelijke instantie inhoudelijke vragen stelt, hoeft de onderneming die niet te beantwoorden. Er is een zwijgrecht. Zie nader Thema Interview.
- Alleen van informatie die onder het verschoningsrecht van advocaten of notarissen valt (legal privilege) mag de strafrechtelijke instantie geen kennis nemen.
Bestuursrechtelijk onderzoek: verplichting mee te werken
- Bestuursrechtelijke toezichthouders (zoals AFM, DNB, ACM, NVWA etc.) mogen niet zelf doorzoeken. Deze overheidsinstanties zullen moeten vragen om toegang tot een ruimte, kast of digitale omgeving. Zij zijn dan afhankelijk van de medewerking van de onderneming.
- Aan dergelijke verzoeken moet de onderneming in beginsel meewerken. Zo moet bijvoorbeeld de vindplaatsen voor bepaalde informatie worden verteld, moet toegang tot ruimtes of kasten worden verleend, moeten wachtwoorden worden verstrekt etc. Uitzondering is: (a) informatie die buiten het doel van het onderzoek valt, (b) informatie die onder het verschoningsrecht van advocaten of notarissen valt (legal privilege) of (c) privéinformatie.
- Ook als de vragen worden gesteld, moet daaraan worden meegewerkt door die naar waarheid te beantwoorden. Dat is alleen anders als de onderneming een zwijgrecht heeft. De overheidsinstantie moet hierop wijzen. Bij twijfel kan de ondervraagde navragen of daarvan sprake is. Zie nader Thema Interview.
